Jak napisać dobrą umowę?
Witam uprzejmie! W dzisiejszym wątku poruszymy kwestie praktyczne związane z tworzeniem umów. Dowiemy się, w jaki sposób napisać umowę, która będzie spełniać wymogi przewidziane przez prawo, zabezpieczać nasze interesy, a jednocześnie pozostanie czytelna i zrozumiała. Opisane tu wskazówki dotyczą przede wszystkim umów zawieranych w formie pisemnej, ale można się nimi posługiwać również w odniesieniu do niemal wszystkich pozostałych form umów.
Co musi zawierać umowa?
Poniżej wymieniono elementy, które muszą zostać określone w każdej umowie:
1. Data – Każda umowa zawierana w formie pisemnej powinna zawierać datę jej zawarcia. Umożliwia to precyzyjne określenie, jakie przepisy obowiązały podczas jej zawierania oraz usuwa niepewność co do faktu, od kiedy zaczyna ona obowiązywać.
Najczęściej spotykamy się z dwoma sposobami oznaczenia daty zawarcia umowy. Pierwszym sposobem jest jej wpisanie w prawym górnym rogu dokumentu. Druga możliwość polega na wpisaniu dnia, w którym umowa została zawarta, bezpośrednio w nagłówku umowy. W drugim przypadku wpis taki będzie prezentował się następująco: „Umowa XXX zawarta [data] w [miejsce zawarcia]”.
2. Miejsce zawarcia – Kolejny niezwykle istotny element umowy. Pozwala on uchylić wątpliwości co do tego, jakiemu prawu podlega umowa. Miejsce zawarcia może wpływać także na to, jaki sąd będzie właściwy do rozpatrzenia naszej sprawy w razie wystąpienia konfliktu. Miejsce zawarcia zwykło się wpisywać podobnie jak datę zawarcia – w prawym górnym rogu dokumentu (według wzoru: „Warszawa, 26.05.2014”), lub w treści nagłówka: „Umowa XXX zawarta [data] w [miejsce zawarcia]”.
3. Określenie stron – By umowa była wiążąca należy określić kto ją podpisuje i kogo dotyczy. Strony określamy poprzez wpisanie ich imienia i nazwiska (nazwy w przypadku spółek i instytucji), adresu zamieszkania (siedziby w przypadku spółek i instytucji) oraz danych identyfikacyjnych, takich jak NIP, REGON, PESEL czy numer dowodu osobistego. Czym więcej danych podamy, tym większą mamy pewność, że w razie problemów uda nam się określić tożsamość drugiej strony umowy.
Podając miejsce zamieszkania/siedzibę warto pamiętać, by określić ją możliwie dokładnie - podając nazwę miejscowości oraz nr domu/mieszkania. np. 80-392 Gdańsk ul. Pucka 4A/6. Janów Kowalskich mieszkających w Gdańsku jest wielu, więc nie podanie dokładnego adresu zamieszkania utrudniło by nam udowodnienie, że zawarliśmy umowę akurat z tym jednym konkretnym. Pamiętajmy także, że w Polsce jest wiele miejscowości, posiadających taką samą nazwę. Wątpliwości, o jaką miejscowość chodzi, pozwoli uniknąć zapisanie kodu pocztowego. Adres strony jest ważny także w przypadku, jeżeli umowa jest zawierana z osoba, której miejsca zamieszkania nie znamy. Prawidłowo podany adres umożliwi nam chociażby wymianę korespondencji.
Warto pamiętać, by zawierając umowę z osobą prowadzącą działalność gospodarczą, wskazać nie tylko adres prowadzenia działalności, ale także adres zamieszkania takiej osoby. Jeżeli osoba taka nie wywiąże się ze swoich zobowiązań, wytoczenie przeciw niej sprawy sądowej będzie możliwe jedynie w przypadku podania w treści pozwu jej adresu zamieszkania – sam adres prowadzenia działalności jest niewystarczający. Podanie adresu zamieszkania obok adresu prowadzenia działalności pozwoli nam to też odnaleźć daną osobę również po zakończeniu przez nią prowadzenia działalności.
4. Treść zobowiązania – Każda umowa musi zawierać treść zobowiązań, do których spełnienia obowiązane są strony. Treść zobowiązania może być bardzo krótka i prosta, jak i bardzo rozbudowana. Jeżeli nie mamy doświadczenia, najlepszym rozwiązaniem jest opracowanie treści możliwie jak najprostszej. Pozwoli nam to uniknąć zamotania się w naszym toku myślowym, jak i sprawi, że dokument będzie bardziej czytelny.
Określając treść zobowiązania, starajmy się w niej zawrzeć wszystkie kwestie, które będą dla nas istotne. Ważne jest także doprecyzowanie tych elementów zobowiązania, które pozostają niejasne. Przede wszystkim określmy, w jakim terminie ma zostać wykonane świadczenie oraz na czym ma polegać. W następnej kolejności wskazujemy kto jest uprawniony do przyjęcia i dokonania świadczenia, gdzie świadczenie ma być dokonane oraz w jakich okolicznościach strony mogą odmówić przyjęcia świadczenia.
Treść zobowiązania zostaje wpisana zazwyczaj pod fragmentem określającym strony umowy. Zwykle dla zwiększenia czytelności poszczególne elementy zobowiązań zapisuje się w oddzielnych punktach, podpunktach, paragrafach czy ustępach. Sam fakt, czy oznaczymy zapisy symbolem paragrafu czy punktu, nie ma większego znaczenia – jest to kwestia wyłącznie estetyczna.
5. Podpisy stron – Każda umowa w formie pisemnej musi zawierać podpisy stron, które ją zawierają. Aspekty techniczne podpisów były poruszane już w jednym z wcześniejszych artykułów, nie będę wiec tu powielał tych informacji. Wspomnę jedynie, że za stronę może podpisać się także osoba uprawniona do jej reprezentacji, czy to z mocy prawa, czy też na podstawie udzielonego pełnomocnictwa.
Co powinna zawierać umowa?
Poniżej określono elementy, które wprawdzie nie muszą znaleźć się w umowie, niemniej jednak warto jest pokusić się o ich umieszczenie:
1. Nazwa – Określenie rodzaju umowy poprzez wpisanie w nagłówku jej nazwy nie wpływa na ważność umowy. Niemniej jednak, ze względów czysto praktycznych, warto pokusić się o precyzyjne nazwanie tworzonego dokumentu. Nazwa w żaden sposób nie determinuje rodzaju zawieranej umowy. Jeżeli nazwiemy dokument „umową najmu”, a z jego treści jednoznacznie będzie wynikać, że jest to umowa pożyczki, to w świetle prawa będziemy mieli do czynienia właśnie z umową pożyczki. Jeżeli jednak dalsza część umowy będzie skonstruowana nieprecyzyjnie, to np. wskazanie w nagłówku, że mamy do czynienia z umową dzierżawy, a nie najmu, może przesadzić o tym, że w razie interpretacji umowy przez sąd, przychyli się on mimo istnienia wątpliwości właśnie do stanowiska, że przedłożone pismo jest umową dzierżawy.
Nazwę umowy przyjęło podawać się poniżej miejsca, w którym została umieszczona data i miejsce zawarcia. Ze względów estetycznych nazwa zazwyczaj jest wyśrodkowana oraz pogrubiona lub napisana większą czcionką.
2. Zdefiniowanie pojęć - Standardową procedurą przy tworzeniu umów, szczególnie tych bardzie rozbudowanych, jest ułatwienie sobie zadania poprzez tworzenie swego rodzaju skrótów myślowych. Jeżeli tworzony przez nas dokument ma mieć 20 lub więcej stron, strasznie niepraktyczne było by wielokrotne pisanie na każdej z nich np. „Jan Kowalski, nr. Pesel 76111122000, zamieszkały w Warszawie przy ulicy Wiejskiej 2”. Ten przykład jest oczywiście przejaskrawiony, gdyż zazwyczaj pisalibyśmy po prostu „Jan Kowalski” i nikt nie miałby wątpliwości o kogo chodzi. Co natomiast, jeżeli nasza umowa ma odnosić się do 3 innych umów, z których jedna była zawarta w Gdańsku, a dwie pozostałe w Warszawie? Przyjmijmy dodatkowo, że umowy Warszawskie były zawarte w różnych datach. W takim przypadku użycie w ramach naszego dokumentu słowa „umowa” jest niewystarczające, ponieważ nie pozwoli nam to uniknąć wątpliwości, o którą z umów chodzi. W rozważanej sytuacji zmuszeni bylibyśmy do pisania czegoś w rodzaju „umowy zawartej w Warszawie 23 września 2013 roku”, co, gdyby miało pojawiać się w umowie wielokrotnie, zmarnowało by wiele naszego czasu oraz wpłynęłoby znacząco na długość umowy. Z ratunkiem przychodzą nam jednak wspomniane na początku tego akapitu skróty myślowe.
Każde pojęcie możemy w umowie zdefiniować. Dla przykładu, w umowie najmu naszego Jana Kowalskiego, nr. Pesel 76111122000, zamieszkałego w Warszawie przy ulicy Wiejskiej 2, możemy nazwać po prostu „Najemcą”. Wyżej przytoczoną umowę zawartej w Warszawie 23 września 2013 roku, możemy natomiast nazwać „Umową A”. W ten sposób możemy zamykać wielowyrazowe konstrukcje w proste, jedno lub dwu członowe nazwy.
Nie ma ogólnych zasad definiowania pojęć w ramach umowy. Należy jednak kierować się jedną zasadą - definiowanie musi odbywać się w sposób jednoznaczny i czytelny.
Istnieją dwie podstawowe szkoły definiowania pojęć. Pierwszą jest umieszczenie na początku umowy lub w złączniku słowniczka, który zawiera wszystkie pojawiające się w umowie pojęcia. Drugą metodą jest określenie definicji danego pojęcia, zaraz po jego pierwszym pojawieniu się. Zwykle wygląda to tak jak w następującym przykładzie: „Strony 15 sierpnia 2012 roku zawarły między sobą umowę najmu (zwaną dalej „Umową Najmu”) …..”. Nie ma znaczenia, czy definicja zostanie podana w cudzysłowie, nawiasie, czy też bez użycia któregokolwiek z powyższych. Istotne jest jedynie, by nie budził wątpliwości fakt, czy właśnie coś zostało zdefiniowane.
Przy definiowaniu należy pamiętać o jeszcze jednej istotnej kwestii. Pojęcia zdefiniowane, których będziemy używać w dalszej części umowy, należy pisać z dużej litery, jak w przykładzie „Umowa Najmu”, lub też używając samych dużych liter - „UMOWA NAJMU”. Dopuszczalne są też inne oznaczenia, ważne, by nie budziły wątpliwości, że chodzi o pojęcie zdefiniowane. Dla przykładu, jeżeli zdefiniowaliśmy, że umowa zawarta 15 sierpnia 2012 roku jest zwana w ramach naszego dokumentu „Umową Najmu”, to w dalszej części odnosząc się do tej umowy piszmy zawszę „Umowa Najmu” z dużych liter. Jeżeli napiszemy „umowa najmu” literami małymi, to nie odnosimy się do zdefiniowanego pojęcia, tylko do jakiejkolwiek umowy najmu. W bardziej rozbudowanych umowach takie niedbalstwo może spowodować niejasność zapisów umowy.
3. Postanowienia końcowe – Postanowieniami końcowymi zwane są te zapisy umowy, które nie mają bezpośredniego związku z treścią głównych zobowiązań storn. Jak sama nazwa wskazuje, postanowienia te zostają zwykle umieszczane na końcu umowy, choć z prawnego punktu widzenia nie ma przeciwskazań, by mogły się znaleźć także w dowolnym innym miejscu. Zapisy te zazwyczaj określają postępowanie w sytuacjach spornych oraz kwestie techniczne. Przykładem może być zobowiązanie się storn do prowadzenia negocjacji w razie konfliktu, czy określenie jaki sąd będzie rozpatrywał sporne kwestie związane z umową. Kwestiami technicznymi są natomiast określenie ilości powstałych egzemplarzy umowy, czy też uzależnienie możliwości dokonania zmian w treści umowy od zachowania formy pisemnej.
4. Załączniki – Załączniki nie są elementem, który powinien znaleźć się w każdej umowie. Są one jednak w wielu sytuacjach bardzo pomocne. Załączniki spełniają 2 podstawowe funkcje. Pierwszą jest funkcja dowodowa. Druga to uzupełnienie treści umowy. Załącznikiem pełniącym funkcję dowodową będzie chociażby kserokopia dokumentów drugiej strony, umożliwiająca nam określenie, czy nasz kontrahent jest rzeczywiście osobą, za którą się podaje oraz czy posiada niezbędne uprawnienia do zawarcia umowy. Funkcją uzupełniającą w stosunku do umowy będą wszelkie harmonogramy czy załączniki graficzne, które są niezbędne w celu prawidłowego wykonania umowy. Załącznikiem graficznym niezbędnym do prawidłowego wykonania umowy będzie np. wzór logo, które druga strona zobowiązana jest umieścić na budynku stanowiącym najmowany lokal.
O czym należy pamiętać pisząc umowę?
Poniższe wskazówki mogą w znaczący sposób wpłynąć na jakość tworzonej umowy:
1. Piszmy zrozumiale – Uwaga ta może wydawać się oczywista, niemniej jednak warto ją szerzej omówić.
Przede wszystkim używajmy zrozumiałego języka i nazewnictwa. Umowa to nie pole do popisów lingwistycznych na którym wygrywa ten, kto używa najbardziej wyszukanych słów. Za każdym razem, gdy możemy użyć prostszego słowa, zdecydujmy się na jego użycie. Zamiast pisać „nomenklatura” – użyjmy słowa „nazewnictwo”. Zamiast słowa „rudymentarne” użyjmy słowa „podstawowe”. W ten sposób każdy, kto będzie miał styczność z naszą umową, od razu będzie wiedział czego dotyczy. W ten sposób zaoszczędzimy też czytelnikowi sporo czasu.
Kolejną istotną kwestią, jest zwięzłe formułowanie myśli. Często, pisząc dany wywód, staramy umieścić się całą naszą myśl w jednym zdaniu. Niestety, język polski słabo toleruje zdania wielokrotnie złożone. Pojedyncza sentencja ciągnąca się przez pięć linijek, nawet jeżeli została sformułowana poprawnie, nastręczy czytającemu sporo problemów i zmusi go do czytania jej wielokrotnie. Zdania wielokrotnie złożone niosą też większe ryzyko popełnienia w nich błędu. Umowa powinna zawierać przede wszystkim proste, nieskomplikowane zdania, takie jak „Czynsz wynosi 500 zł” czy „Lokal zostanie wydany 10 lipca 2013 roku”.
Pamiętajmy też o interpunkcji. Przecinek, średnik czy myślnik mogą znacząco wpłynąć na jasność zapisu.
2. Używając pojęć zdefiniowanych bądźmy konsekwentni – Poprzez używanie metody kopiuj-wklej, w umowach często zdarzają się dość specyficzne błędy. Często dane pojęcie zdefiniowane jako „Przedmiot Umowy” pojawia się w dalszej części umowy jako „Lokal”, „Obiekt”, „Świadczenie”, etc. Błędy takie nie powodują nieważności umowy, mogą jednak znacząco zmniejszyć jej czytelność oraz spowodować niejednoznaczność zapisów.
3. Zawrzyjmy wszelkie elementy, które ustawa wymaga dla danego rodzaju umów – Jeżeli chcemy, by nasza umowa została poczytana jako, dajmy na to, umowa najmu, muszą znaleźć się w niej wszystkie elementy wymagane przez prawo dla tego typu umów. W przypadku umowy najmu będzie to zobowiązanie jednej ze stron do oddania przedmiotu do używania oraz zobowiązanie drugiej strony do zapłaty określonego czynszu. Jeżeli któregoś z niezbędnych elementów zabraknie, dana umową nie będzie traktowana jako umowa najmu, ale jako inny rodzaj umowy. Nie wpłynie to na ważność umowy, może to jednak uniemożliwić nam skorzystanie z ochrony zapewnianej przez przepisy dotyczące danej kategorii umów.
Jak powinna wyglądać umowa stworzona w oparciu o powyższe wskazówki?
Poniżej zamieszczam przykład prostej umowy najmu, który uwzględnia poruszane w ramach dzisiejszego wpisu elementy:
Gdańsk, 2 sierpnia 2014 roku
UMOWA NAJMU
zawarta między:
Janem Kowalskim zamieszkałym w Warszawie (00-000) przy ulicy Wiejskiej 2, Pesel 76111122000,
zwanym dalej „Najemcą”
a
Magdaleną Nowak zamieszkałą w Gdańsku (80-000) przy ulicy Długiej 2, Pesel 46122122000,
zwaną dalej „Wynajmującym”
Wynajmujący wraz z Najemcą zwani są w ramach dalszej części niniejszej umowy „Stronami”, a każdy z osobna „Stroną”.
Strony zawierają umowę następującej treści:
Postanowienia ogólne:
1. Wynajmujący zobowiązuje się oddać Najemcy do używania pomieszczenie użytkowe o powierzchni 24 m2 (zwane dalej „Przedmiotem Najmu”), znajdujące się w budynku mieszczącym się w Gdańsku (80-001) przy ulicy Krótkiej 3/24, a Najemca zobowiązuje się do uiszczania w zamian czynszu określonego w pkt. 5 niniejszej umowy.
2. Przedmiot Najmu może być używany wyłącznie jako komórka do przechowywania narzędzi.
3. Przedmiot Najmu zostanie wydany Najemcy w stanie surowym zamkniętym 10 września 2014 r.
4. Wydanie Przedmiotu Najmu zostanie stwierdzone protokołem zdawczo-odbiorczym, którego wzór stanowi załącznik nr. 4 do niniejszej umowy.
5. Miesięczna płatność czynszowa (zwana dalej „Czynszem” ) wynosi 40 zł za cały Przedmiot Najmu i będzie uiszczana przez Najemcę do rąk własnych Wynajmującego.
6. Czynsz płatny jest z góry do 10 dnia każdego miesiąca.
7. Czynsz należny jest począwszy od 10 września 2014 roku.
8. Niniejsza umowa została zawarta na czas określony do 31 grudnia 2014 roku.
Postanowienia końcowe:
1. Niniejsza umowa została sporządzona w 2 jednobrzmiących egzemplarzach – po jednym dla każdej ze Stron.
2. Wszelkie zmiany niniejszej umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.
3. Sądem właściwym miejscowo do rozpatrywania sporów związanych z niniejszą umową jest sąd właściwy miejscowo dla miejsca położenia Przedmiotu Najmu.
Pod umową podpisy złożyli:
| Wynajmujący |
Najemca |